云天化股份：数字化赋能合同法务的“总部职能”管控模式

云南云天化股份有限公司（以下简称：云天化股份）主营化肥及现代农业、磷矿采选及磷化工、有机新材料、商贸物流及制造服务等行业。

云天化股份于2021年开始在原OA、SAP等信息系统的基础上，开展业财一体化信息系统建设，目前已完成合同法务系统、财务共享系统、销售贸易系统、仓储物流系统的上线运行，打通数据孤岛，实现各系统之间的信息互通和共享。

云天化股份推动数字化建设以来，有效将企业风险管理及内部控制嵌入各业务系统中，实现业务全流程信息化管控，将基于“法人”的管控模式转变为基于“总部职能”的管控模式，以“专业化、数字化、标准化、体系化”的方式实现信息化高效管控，降低经营风险，提高合规管理、内控管理水平。建设信息化系统后，企业在业务开展过程中提高了工作效率，实现了数据的高效调取和运用，有效的支撑企业的经营决策。

随着监管趋严，企业着力强化合规、内控、风险、法务管理，但是源自不同背景、不同来源，不同要求的业务体系在中大型企业内并存，造成业务交叉重叠、边界模糊不清，给企业管理带来了极大困扰。云天化股份为实现风险、合规、内控、法务工作的职能融合取得进展，从以下几方面推进工作。

一是企业设置了风险管理部，归口管理风险、合规、内控、法务工作，在组织机构层面首先实现统一部门的归口管理；

二是企业推动“管理制度化、制度流程化、流程信息化”专项工作，首先是建立制度，实现有章可循，其次为制度配置流程，实现流程明确，最后是能够通过信息化管控的，全部实行信息化，减少线下人为干预，要求下属单位全面执行；

三是企业建立了“业财一体化”信息系统，全公司及下属单位统一使用一套系统，将合规、内控、风险管理、法务管理（诉讼案件管理、知识产权管理、打假维权管理、律师律所管理、授权管理等）嵌入信息化系统，通过系统设置，有效实现了关键节点的合规和风险管控，整个系统同时也穿插了内部控制和法务管控职能。

 有效监督协同机制建设

云天化股份属于制造业行业，从原材料采购或矿产资源的开发到产品的加工生产，再到物流运输和销售贸易，整条产业链较长，业务情况较为复杂，下属单位较多，各单位的需求和管控要点各有差异，在该背景下，企业：

一是加强总部职能的发挥，要求信息系统在下属控股以上单位全覆盖，自上而下推进信息化建设工作；

二是成立信息化专项工作组，由总部人员、下属相关单位抽调人员共同组成，共同研究设计蓝图方案，确保方案设计符合企业实际，既有利于业务的开展又能符合内控、合规、风险管控的要求；

三是留足充分的调研时间，项目组花费了大量的时间开展调研工作，与总部职能部门，下属物资采购单位、生产单位、国际国内销售单位充分沟通，了解业务痛点和管理困境，通过信息化设计逐步解决；

四是企业依托太极法智易的合同法务系统平台的成熟经验，按照企业的实际情况加以个性化开发和设计，太极法智易团队在系统开发的同时，提供专业的技术咨询服务，项目组成员与太极法智易团队现场进驻团队共同研究系统功能实现方案；

五是企业按照“先试点、后推广”的理念，试点上线推广一段时间后再逐步实现全面覆盖，在试点过程中不断通过PDCA循环的方式优化和改进信息系统，更好的服务和支撑业务的开展。

风险管理及信息化建设助力企业突破困局

在管理层面，企业的信息化建设有效的规范了业务操作的规范性，减少了人为操作的失误，不断的加强了内控管理，促进企业员工按照制度办事、按照流程办事、按照系统的控制逻辑开展业务的习惯的形成。

在业务层面，信息化系统有效的提高了业务开展的效率，之前依靠人工完成的报表、统计等，交由系统来完成，在保证效率的同时有效的保证了业务数据的准确性，同时不同系统之间通过接口数据传输有效的解决了信息孤岛的问题，也实现了不同系统之间按分工和逻辑设计实现互动控制，例如，财务系统以合同系统推送的合同生效信息为基础进行付款，财务系统有合同信息、合同系统有完整的付款记录等，为分析和决策提供了有效的数据支撑。

未来，云天化股份将进一步优化现有业务系统，不断调整相关细节，实现系统与业务的有效衔接，在建设业财一体化系统之后，云天化将致力于实现生产端信息化建设工作，并实现和现有系统的对接和数据共享，按照企业的十四五规划，不断对现有系统进行迭代升级，与时俱进，不断提升管理效能，实现企业将本增效，适应激烈的市场竞争。